STIPE online Cursus | Begroten is ook een kunst – Les 1
Je laat je liever niet verrassen en daarom maak je vooraf een realistische begroting. Behalve dat deze begroting zorgt dat je project ook daadwerkelijk uitgevoerd kan worden, geeft het vertrouwen dat je weet waar je het over hebt, ook voor financiers. Op deze manier wordt je begroting een betrouwbaar kompas dat de juiste richting geeft aan de uitvoering van je project.
Les 1: de uitgaven
Door het maken van een begroting maak je overzichtelijk wat de te verwachten kosten zijn voor je project en hoe je denkt deze kosten te gaan dekken. Een begroting maakt duidelijk of je project financieel haalbaar is. Het lijkt een open deur, maar het is erg belangrijk dat je begroting één-op-één aansluit bij het inhoudelijk plan dat je al gemaakt hebt. Belangrijke aspecten die zorgen voor een mooie artistieke uitstraling kosten vaak geld.
Deze les gaat het over de kostenkant van je project. We onderscheiden 5 categorieën:
1. Artistiek plan. Alle kosten die nodig zijn voor de uitstraling en zeggingskracht: materialen decor, kostuums, repetitiekosten, vergoeding professionals en vrijwilliger, teksten, muziek en dergelijke.
2. Organisatiekosten. Kosten verbonden aan het inhuren van het zakelijke team, artistieke team, productie- en marketingmedewerkers. Maar ook kosten voor vergunningen, reiskosten, catering, inhuur van apparatuur en instrumenten, en bijzondere voorzieningen (bijvoorbeeld een dansvloer) vallen onder de organisatiekosten.
3. Productie. In het productieplan is beschreven hoe je het artistieke plan gaat realiseren. Het draait daarbij vaak om het schematisch in kaart brengen van wie wat en wanneer gaat doen, en wat ervoor nodig is. Als de productieschema’s (repetities, draaiboeken) gemaakt zijn, zijn alle organisatiekosten meestal goed in beeld. De productieleider is een belangrijke spil in je project. De tijd en benodigdheden voor de productie horen in de begroting thuis.
4. Communicatie. Het gaat hier om communicatiekosten zoals marketing en publiciteit. Denk hierbij aan drukkosten, publicaties, gadgets, fotografie, vip- en klantbehandeling. Let ook bij dit onderwerp op de juiste verhouding tussen de activiteit en kosten voor communicatie.
5. Financiering. De invulling van het dekkingsplan vraagt een specifieke inzet. Posten in deze categorie zijn de inhuur van een fondsenwerver, opzet en uitvoering van sponsoracties en de verzorging van vergunningen en dergelijke.
Video bij les 1
Opdracht
- Maak in het format een opstelling van de verwachte uitgaven van je project. Ga nauwgezet je plan na en schrijf alles op waar kosten aan verbonden zijn. Voor een realistische begroting vraag je zoveel mogelijk offertes op van diensten die door derden uitgevoerd moeten worden. Als je nog geen projectplan hebt geschreven, kun je het voorbeeldproject volgen.
Praktische informatie
Extra advies
Mocht je na de cursus nog extra advies nodig hebben over je project, dan kun je gebruikmaken van het adviesloket van Stipe en verder sparren over je plan met begroting met één van de Stipe-adviseurs.
